Obowiązkowy terminal płatniczy dla kogo i jak wybrać najtańszą ofertę

Zasada jest taka: przedsiębiorca, który sprzedaje towary lub usługi konsumentom w punkcie sprzedaży, co do zasady powinien umożliwić zapłatę kartą lub innym instrumentem bezgotówkowym. Od tej zasady są wyjątki, na przykład dla niektórych rodzajów działalności, transakcji o szczególnym charakterze albo sprzedaży poza stałym punktem. Dlatego pytanie „czy muszę" zawsze sprowadza się do dwóch rzeczy: komu sprzedajesz i w jakiej formie.

• Sprzedaż firmie (B2B) zwykle nie wywołuje tego obowiązku, bo kupujący płaci przelewem.
• Sprzedaż konsumentom w lokalu, gabinecie, salonie czy warsztacie najczęściej go wywołuje.
• Sprzedaż w sieci obsługuje bramka płatności, a nie terminal stacjonarny.
• Usługi u klienta i dostawy rozwiązuje mobilny terminal płatniczy. Jeżeli nie masz pewności, zapisz, jaką działalność prowadzisz i kto u ciebie płaci, a następnie sprawdź to w aktualnych przepisach lub u księgowego. Nie opieraj się na starym wpisie z forum.

Sam obowiązek nie mówi, jaki terminal wybrać ani od kogo. To już decyzja kosztowa i tu mała firma najłatwiej przepłaca. Wymóg ma charakter „bądź gotowy przyjąć kartę", a ceny ofert różnią się wielokrotnie w zależności od obrotu.

Cztery składniki sumujemy w skali roku:

• prowizja od każdej płatności kartą,
• opłata miesięczna za terminal lub umowę,
• urządzenie, kupione, wynajęte albo w pakiecie,
• usługi dodatkowe, na przykład integracja z kasą fiskalną. Szczegółowo rozbiera to wpis o tym, ile kosztuje terminal płatniczy.

1. Oszacuj liczbę płatności kartą w miesiącu. Jeśli prowadzisz firmę od dawna, policz je z wyciągu. Jeśli dopiero zaczynasz, przyjmij ostrożny scenariusz i drugi, optymistyczny.
2. Ustal średnią wartość jednej płatności. Przy niskiej wartości waży opłata stała, przy wysokiej prowizja procentowa.
3. Porównaj dwie, trzy oferty w kalkulatorze na swoich liczbach i wybierz najtańszą w skali roku, nie najniższą w reklamie.
4. Zanim podpiszesz, sprawdź okres wiązania, koszt wcześniejszego rozwiązania umowy i termin wypłaty środków.

Terminal wpłaca środki na rachunek wskazany w umowie. Warto, żeby ten rachunek nie dokładał własnych opłat za wpływy i przelewy wychodzące. Rankingi rachunków znajdziesz na stronie najlepsze konto firmowe, a dla jednoosobowej firmy na stronie o koncie firmowym dla JDG.

Terminal nie zastępuje dokumentu sprzedaży. Przy płatnościach kartą nadal wystawiasz paragon albo fakturę, a przy fakturach dochodzi KSeF. Jeśli wystawiasz ich dużo, warto od razu uporządkować program do faktur zgodny z KSeF, żeby sprzedaż kartą i dokumenty trafiały do księgowej w jednym porządku.

Terminal stacjonarny stoi przy kasie i najlepiej sprawdza się tam, gdzie klient podchodzi do lady, na przykład w sklepie, salonie czy recepcji. Terminal mobilny łączy się z telefonem albo korzysta z własnej karty SIM i obsługuje usługi u klienta, dostawy, targi i stoiska. Czytnik karty podpięty do telefonu to najtańszy start dla firmy z kilkoma płatnościami w tygodniu, ale przy większej liczbie transakcji brakuje mu wygody i szybkości. Rodzaj urządzenia wpływa na cenę, ale jeszcze bardziej na to, czy płatność w ogóle przebiega płynnie. Klient, który musi czekać na parowanie telefonu, często rezygnuje.

Nowa firma nie ma wyciągu, z którego da się odczytać liczbę płatności. Przyjmij trzy scenariusze, ostrożny, typowy i dobry, i policz koszt każdego. Jeśli oferta wychodzi najtaniej w dwóch z trzech, jest bezpieczniejszym wyborem niż ta, która wygrywa tylko w scenariuszu optymistycznym. Po trzech miesiącach prawdziwe dane z wyciągu pozwolą sprawdzić, czy trzeba zmienić dostawcę, co jest łatwiejsze, gdy umowa nie wiąże cię na wiele lat.

Zmiana ma sens, gdy obrót wyraźnie urósł albo spadł od podpisania umowy, bo wtedy dawna oferta przestaje pasować do wolumenu. Drugi sygnał to opłata, której nie rozumiesz w rozliczeniu: sprawdź ją z dostawcą, zanim uznasz ją za normalną. Trzeci to okres wiązania, który właśnie się kończy. Wtedy porównaj bieżącą ofertę z rankingiem i zdecyduj, czy zostać, czy odejść bez kary.

• Wybór po samej prowizji z reklamy, bez abonamentu i urządzenia.
• Podpisanie długiej umowy przy niepewnym obrocie.
• Brak sprawdzenia, kiedy pieniądze wpływają na rachunek.
• Zakup terminala stacjonarnego, gdy firma pracuje głównie u klienta.